ニューダイヤ産業株式会社

業種     学校教材の販売
業務     営業
端末導入数  7台

残業時間を月210時間削減
従来の業務スタイルをレポルタで効率化し、DXを加速

学校教材の販売を行うニューダイヤ産業は、紙による手書きの日報の記入・管理にかかる時間を削減、営業業務の可視化を目的にレポルタを導入しました。
その結果、残業時間を1人あたり月30時間以上削減することに成功し、従業員・管理者共に大幅な業務効率化を実現しました。レポルタを導入した際の経緯や活用方法について阿部社長、営業部長の森様、管理部の石井様にお伺いします。

導入前の課題

事業概要

創業67年目の学校教材販売事業
――ニューダイヤ産業株式会社の事業概要を教えてください。

森様:ニューダイヤ産業は、主に家庭科と技術の学校教材を都内全域の私立、公立中学校、高校へ販売しています。1955年(昭和30年)に創業し、今期で創業67年目を迎えました。教材の販売事業の他にも、自社のオリジナル商品の開発や学校教材に必要なものをタイムリーに提供する、学校教育の総合商社事業も行っています。

また、新たな取り組みとして子供達の多様性に富んだ学びの場「ORANGE Lab」を作りました。プログラミングやモノづくりに関わるコンテンツを用意し、オンラインでも配信していきます。一方で教育や食、健康に携わるインキュベーションを行い、若い創業を支援する創業支援事業も行っています。

▲ニューダイヤ産業株式会社 阿部社長

導入前の課題

日報は全て手書き、作成は帰社後。残業時間が増加していた
――レポルタ導入前の課題を教えてください。

森様:弊社の営業メンバーは、1日に10校ほど学校に訪問して営業活動を行っております。レポルタ導入前は、訪問した1校1校の商談報告や、1日の移動距離数、出退勤時刻を紙媒体に手書きで記入して日報を作成していました。管理者が別の事務所にいた場合、FAXで報告を行うことも多かったです。営業は訪問後、社内に戻り日報を作成するため残業時間が多く、管理者もそこから日報を集めて確認を行うためさらに残業時間が増えている状況でした。

導入の経緯

1つのサービスで必要な機能を網羅。価格も決め手
――レポルタを知ったきっかけを教えてください。

阿部社長:2020年に先代から事業継承した私は、まずDXで業務を効率化する取り組みを始めました。
社用携帯として利用していたガラケーをスマートフォンに変更する際、同時に日報などの報告書をペーパーレス化、また営業メンバーの動きを可視化できるサービスを探していました。そこで携帯会社に相談したところ、レポルタをご紹介いただきました。

――どのような経緯で導入を決めたのでしょうか。他サービスも検討しましたか。

阿部社長:以前勤めていた会社で利用していた、他社のグループウェアも同時に検討していました。
しかしそのグループウェアでは、顧客ごとに商談した内容を記録することが難しく営業ツールとして向かないと判断しました。一方レポルタは、誰がどこにいるのか可視化できる位置情報の機能や、位置履歴をデータ化できる機能、報告書の作成や顧客ごとに情報を登録して管理できるといった、1つのサービスで全て網羅している点に惹かれ導入を決めました。また、費用面でも他社のグループウェアよりかなり安価だった点は決め手の一つです。

▲ニューダイヤ産業株式会社 阿部社長

活用方法、効果

売り上げアップに貢献。残業時間は毎日1時間の削減
――現在、レポルタをどのように活用されていますか。

森様:主にレポルタの位置情報の機能、報告書を作成する機能、顧客情報を管理する機能、データを分析する機能を活用しています。

位置情報の機能では、営業メンバーの居場所を社内のメンバーもリアルタイムで把握できるように、社内に大きなモニターを設置して表示しています。最新位置だけではなく位置履歴も常に表示するようにカスタマイズしているため、行動状況も同時に確認しています。

また報告書の機能では、営業メンバーが訪問先で報告書を作成し、管理者はリアルタイムで送られてきた報告書を確認後、指示出しを行っています。

顧客情報の機能では、訪問先の学校を1,250件ほど登録して管理しています。学校ごとに基本情報から詳細情報を登録し、過去の報告内容をまとめて確認したい際に活用しています。
データを分析する機能では、個々の内勤時間や外回りの時間を円グラフ化して効率よく動けているのか全体会議で確認を行うため利用しています。

▲社内に設置された大型モニター

▲グラフに出力することで時間の使い方を可視化

――レポルタの導入により、どのような効果が生まれているでしょうか。
具体的な数値で表せる効果がありましたら、併せて教えてください。

阿部社長:売上が増加しました。レポルタの導入以外にも様々な理由がありますが、間違いなく売り上げが上がった要素のひとつです。

石井様:具体的な数値で表せる効果としては、日報の作成と確認にかかる時間が軽減されたため、1日の残業時間が最低でも1時間は削減されました。

――ひと月の残業時間が、1人当たり約30時間削減されたのは大きい効果で嬉しいです。

▲ニューダイヤ産業株式会社 阿部社長、営業部長の森様、管理部の石井様

――導入後、カスタマイズ(※)を行ったことによってより効果を実感したことはございますか。
※個別のご利用方法に合わせたカスタマイズを追加でご発注いただくことが可能です。当事例ではメンバーの行動ルートを可視化することを目的として、 通常手動で表示する位置履歴を自動更新することで 常時表示できるようにいたしました。

阿部社長:PCの操作をしなくても、常に最新位置と行動履歴を一緒に確認ができるためとても助かっています。

石井様:営業側もある程度見られている意識があるため、しっかりやらなければという気持ちを持つようになったと思います。管理側も、無駄に動いていないか一目で分かるようになりました。

――レポルタを使用する前は想定していなかった、メリットや活用例はございますか。

石井様:外で活動している営業メンバーの臨場感を、社内にいる内勤メンバーにも知ってもらえたことです。現場に出ている人を中心に考えてレポルタを導入しましたが、利用していくうちに社内で働く内勤メンバーにもメリットがあることに気づきました。

森様:その他にも遠方で活動してきたことなど地図上で確認ができるため、1人1人の疲労度もある程度把握できるようになりました。

石井様:確かにその点はとても大きなメリットとしてあると思います。その日の移動時間が長かったメンバーには、社内に戻ってきた際に別の仕事を頼まないようにするなどの判断が可能です。

森様:遠方で活動しているメンバー、近辺で活動しているメンバーで移動距離数も疲労度も全然違うため、管理側はある程度把握しておく必要があります。個々の体力面を管理する側としては、可視化できるので非常に役に立っています。

――導入してからの皆様の評価・反応はいかがでしょうか。

森様:やっぱり、日報を作成する時間がかなり短縮されたという声が多いです。その分、時間も効率よく使えるようになったとメンバーからの評価は非常に高いです。管理側もリアルタイムで報告を確認して、メッセージから指示出しも行えるためとても助かっています。

――今後、レポルタに期待していることがあれば教えてください。

石井様:レポルタの、誰がどこで勤怠を押したのか位置情報とともに確認できる点はとても良いと思います。しかし勤怠管理としては、所定労働時間を入れて計算したりすることができず、あまり機能としては強くないと感じています。そのため弊社では、勤怠管理は別サービスを導入して管理しています。レポルタが他社サービスと連携できるようになれば、より良いサービスになると私たちは期待しています。

――レポルタの活用について、今後の展望をお聞かせください。

阿部社長:レポルタを導入して遠隔調査ができるようになり、支店を開設する話が出ています。支店を設けることで移動距離を減らし、さらに業務を効率化していきたいと考えています。支店開設後、訪問件数やコンバージョンがどれくらい増えたのかレポルタの分析機能を活用して検証していき、売り上げアップに繋げていきたいと思っています。

――阿部社長、森様、石井様、本日はありがとうございました!

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