鶴亀堂治療院
業種 訪問鍼灸マッサージ
業務 マッサージ施術
端末導入数 9台
レポルタで報告業務を劇的に改善し、
ペーパーレス化を実現。
紙での報告にはもう戻れない。
訪問鍼灸マッサージ治療院を運営する鶴亀堂治療院は、手書きの報告書で業務管理を行うことに課題を感じていました。
そこで内勤・営業・施術スタッフの管理と、報告業務をデジタル化できるソリューションとしてレポルタを導入しました。
導入後は、月末に丸一日を費やして行なっていた集計作業が不要になり、さらに業務の無駄を施術者1人当たり1時間削減することに成功しました。
レポルタを導入した経緯や活用方法について鶴亀堂治療院の児玉院長にお伺いします。
導入前の課題
- 共有や引き継ぎに手間のかかるアナログの報告書
- 患者さんからの捺印を必要とする訪問エビデンス
- 丸一日かかる月末の報告書スキャン作業
事業概要
児玉院長：鶴亀堂治療院は、横浜市緑区、東京都大田区にて訪問鍼灸マッサージ治療院を運営しております。
主に要介護認定を受けている方、障害児者、ご自身で歩いて通院できない方を対象に医療サービスとして訪問鍼灸マッサージを行っています。
ご本人様はもちろんですが、ご家族様やケアをする介護職員様にも笑顔になっていただけるように日々心掛けています。
弊社では身体的ケアはもちろんですが精神的なケアも大切にしており、おかげさまで多くの患者さんからご支持いただいております。
▲鶴亀堂治療院 児玉院長
導入前の課題
児玉院長：レポルタの導入前は、各施術者が訪問先に置いてあるファイルに施術した内容や患者さんの状態を記入し、その後ご本人から捺印をいただいていました。
そのファイルは月末に1件1件回収し、スキャンして1ヵ月分の報告書をまとめて作成した後に、患者さんや施設に送付するという流れで作業を行っていました。一連の月末の作業に非常に時間が掛かっており、また報告書は手書きのものをスキャンしていたためデータとしても使いづらい状況でした。
その他にも、各施術者は訪問後、事務所へ戻りカルテを作成していましたが、コロナ禍において直行直帰する施術者がほとんどになったためカルテの共有がアナログだと難しいという課題もありました。
導入の経緯
児玉院長：内勤・営業・施術スタッフの管理と、報告業務をデジタル化できるソリューションを探していました。他社のグループウェアへ問い合わせをしたところ、料金がかなり高額だったため導入を見合わせました。その時に対応してくださっていた担当の方が、御社のサービスをご紹介してくださいました。
児玉院長：導入前に2週間の無料トライアルを行いました。実際にレポルタを利用してみて、弊社が抱えている課題を解決するソリューションとして最適だと考え導入を決めました。また、導入前のトライアルから手厚くサポートをしていただいたことも導入を決めた大きな理由の１つです。機能面やサポート面などを踏まえて検討したときに、この価格帯で導入できるレポルタは他にはない素晴らしいサービスだと思います。
▲鶴亀堂治療院 児玉院長
活用方法、効果
児玉院長：各施術者が要介護者の自宅や施設に訪問した際に、開始時間、終了時間、施術内容、患者さんの状況を記入した報告書をレポルタで作成しています。報告書を送信する際に、位置情報も一緒に発信することができるため各施術者が本当に訪問したのか確認しています。
また、施設へ新規の営業をかける営業メンバーは予定機能を利用しています。予定を登録すると、後から実績を確認することができるため予定通りの訪問先に訪問できているのか、この月は訪問件数が少なかったのでもっと効率良く回れるようにしたほうがいいのではないかなど、集計や分析に役立てています。
――レポルタの滞在時間を表示する機能は、現在ご利用いただいておりますか？
御社の場合であれば、施術者の方が訪問先にどのくらいの時間滞在していたのか確認することが可能です。
児玉院長：そんな便利な機能があるのですね。今までは入室前と退室時に2回報告を上げることで、滞在時間を計算していました。後ほど、教えていただけますでしょうか。
――レポルタの導入により、どのような効果が生まれているでしょうか。
具体的な数値で表せる効果がありましたら、併せて教えてください。
児玉院長：情報の共有がオンライン上で可能になったため、患者さんのカルテの共有や引継ぎがスムーズに行えるようになりました。また、導入前よりも正確な記録を報告することができるようになり、患者さんからの弊社への信頼性は高まっていると感じます。
具体的な数値で表せる効果としては、やはり管理者の月末の処理にかかる作業時間と、各施術者が報告書を作成する時間が計り知れないほど削減されました。
児玉院長：報告書を取りまとめるのに、丸1日は潰れていたと思います。レポルタを導入してからは、各施術者もカルテや報告書を作成するために事務所へ戻る必要がなくなり、1日1時間程は無駄な時間が削減されたと思います。
例えるなら、手紙でしかやり取りができなかった時代からメールやSNSでやり取りができる現代になったくらいの進歩だと私は感じています。
児玉院長：導入当初は、面倒くさいと感じている施術者が多かったと思います。しかし、利用していくうちに患者さんから捺印をいただく手間や月末に1枚1枚回収する必要がなくなったことに気づき始めました。今では訪問後に事務所へ戻り報告書やカルテを作成しないで済むようになり、とても喜んでレポルタを活用しています。
管理者側も報告書を取りまとめる時間の削減はもちろん、報告書の内容をデータとして活用できるようになり、もうアナログで作業を行っていた時代には戻れないと思っています。
児玉院長：レポルタの料金でここまで求めるのは酷だと思いますが、ステータスやスポット用のアイコンを自由に作成できたらいいなと思っています。
――ありがとうございます。貴重なご意見として、社内で共有いたします。
2022年6月より、アイコンをリニューアルいたします。新しいアイコンも追加されるため、是非ご活用ください。
児玉院長：今後さらに施術者が増えていくため、各施術者の管理が煩雑化していくことが想定されます。ですが、レポルタを導入したことで今までの一連の作業がかなり簡潔に行うことができるようになりました。これからは、他の人にも管理を任せていき、さらに事業を拡大していくことに注力していきたいと考えています。弊社の事業拡大に、レポルタはなくてはならない存在だと感じています。
――児玉院長、本日はありがとうございました！
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