株式会社すかいらーく
ホールディングス
業種 飲食業
業務 店舗マネージメント
端末導入数 244台
大手外食チェーンがレポルタを採用
地域一番店を創り出す営業部長のパフォーマンスを強化
株式会社すかいらーくホールディングスは、店舗の臨店指導活動における報告業務の効率化を目的にレポルタを導入しました。
レポルタ導入により1店舗あたり30分程度かかっていた日報作成は3分程度まで短縮。さらに報告書の正確性が向上、タイムリーな情報共有による業務の質の向上といった様々な面でも導入効果が表れています。
レポルタを導入した際の経緯や活用方法について、営業本部長の岡田様とマーケティング本部の小井川様にお話をお伺いしていきます。
導入前の課題
- 効率面で課題のあったエクセル日報
- 活動から日報作成までに期間が空くことによる報告漏れ
- 営業部長の活動共有をよりタイムリーに、明確に
事業概要
DX推進で業界の先端を行く世界最大規模の直営レストランチェーン
――すかいらーくホールディングスについて教えてください。
小井川様：当社グループは、1970年にファミリーレストランを開業し、和洋中をはじめとした様々なブランドのレストランを全国に約3000店舗展開しております。時代の流れと共にライフスタイルやレストランの楽しみ方が変化する中、お客様の幅広いニーズと期待に応えることを常に目指し、現在では年間約3億人のお客様にご来店いただいております。
近年ではDXを積極的に行っており、配膳ロボットやデリバリー需要の増加に伴い配達員専用アプリを導入しています。お客様の利便性とバックオフィス業務の効率化に取り組んでいます。
▲マーケティング本部 小井川様(左)、ガスト営業本部長 岡田様(右)
――レポルタを利用している方の業務内容について教えてください。
小井川様：各店舗の教育を担う営業部長と、それを取りまとめ全体を統括・人財育成する営業本部長（以下「本部長」という。）がレポルタを利用しております。
営業部長は、定期的に各店舗へ臨店し、安全性や衛生状態、スタッフの身だしなみや接客対応などの運営状況を確認しています。その後、改善すべき項目に対する取り組みの指導や店舗目標を達成するための施策を講じております。
一方、本部長は営業部長の活動状況や報告を確認し、フィードバック、課題の提示、人財育成方法の指導などを行っております。
導入前の課題
一週間分の日報をまとめて作成。時間コストと正確性の双方に課題
――レポルタ導入前の課題を教えてください。
岡田様：レポルタ導入前の課題は、大きく2つありました。
一つ目は、日報の作成に多くの時間を費やしており、内容の正確性にもやや課題があったことです。
従来は、1週間分の日報をエクセルで作成し、毎週月曜日にまとめて提出しておりました。本来であれば臨店時に日報を作成するのが理想ですが、その都度パソコンを立ち上げる手間が発生するため、提出日の前日に1週間分の日報を作成しているメンバーが多くいました。時間が経ってからの日報作成は、記憶が曖昧で正確性に欠けており、報告が漏れていることもありました。
二つ目は、営業部長の活動状況をタイムリーに共有できず、本部長が適切な指導をリアルタイムに行えていなかったことです。
レポルタ導入前は、日報から一人ひとりの活動状況を把握していたため、営業部長が報告書を提出してからフィードバックを受けるまでに時間を要していました。
売上げや成果を上げるためには、営業部長の活動を可視化し、適切なタイミングで指導を行うことができる環境を整える必要があると考えました。
導入の経緯
必要な機能が全て揃い、抜群のコストパフォーマンス
――どのような経緯でレポルタを導入されたのでしょうか。他サービスも検討しましたか。
小井川様：導入当時、サービスを長期的に運用するか決まっていなかったため、まずは低コストで簡易に導入できるサービスを探しておりました。
他社のグループウェアやスクラッチ開発も検討しましたが、他社サービスよりもコストパフォーマンスが高く、当社仕様にカスタマイズを加えることができるレポルタに魅力を感じました。また、弊社が必要としていた位置情報を記録する機能や、画像を添付した日報を簡易作成できる機能が全て備わっていたことから、レポルタの導入を決定いたしました。
活用方法、効果
スマホでの日報作成により、タイムリーなコミュニケーションを実現。
モチベーション向上につながった
――レポルタ導入後、日報作成業務はどのように改善されましたか。
小井川様：理想としていた臨店ごとの日報作成が実現しました。
PCではなくスマホで簡単に報告を行うことができるため、移動時間や隙間時間が有効活用できるようになったとの声が上がっています。また、記憶が鮮明なうちに日報を作成できるため、以前よりも内容の正確性が向上し、報告漏れもなくなりました。
岡田様：弊社では、作成した報告書を全員で共有できるようにカスタマイズを行っております。そのため、自分以外の営業部長がどんな視点で各店舗をチェックしているのか、課題や目標に対してどのような取り組みを行っているのかなど報告書から把握することが可能です。似たような課題を持つ他店舗の事例をレポルタを通して共有することができるため、課題の早期解決にもつながっています。
特に新任の営業部長は、優秀な営業部長の報告書から学ぶことが多くあります。報告書を共有できることで、優秀な人財の育成にも役立っています。
小井川様：岡田本部長は、かなり頻繫に日報にコメントを送信してやり取りされていますよね。
岡田様：そうですね、日報へのフィードバックもレポルタを利用して行っています。スマホで日報を確認し、そのままアプリ上でコメントすることができるためとても便利です。従来は、適切なタイミングでフィードバックを行えていませんでしたが、レポルタの導入後はリアルタイムに不足事項の確認や労いの言葉を伝えることができるようになりました。日報を作成する側も、コメントによるフィードバックがあることでモチベーションアップにつながっているそうです。
▲ 株式会社すかいらーくレストランツ ガスト営業部長 中茎様
情報共有の速度を飛躍的に向上させたスポット機能
――スポット機能(※)の活用方法について教えていただけますか。
※スポット：特定の場所やエリアを登録することができる機能です。
スポットと報告書を紐付けることによって、スポットごとにいつ誰がどのように活動を行ったのか時系列で確認することができます。
岡田様：スポットから過去に作成した報告書を確認できる機能は、とても便利だと感じています。基本的に、定期的な臨店をするのは営業の担当者だけですが、店舗によっては様々な部門のメンバーが関わっていることがあります。例えば新しくオープンした店舗の履歴をみてみると、1日に6名程臨店しているのが分かります。以前は、いつ、誰が、どんな指導を行ったのか確認するのに時間と手間がかかっていましたが、レポルタの導入後はアプリから簡単に把握できるようになったことで確認作業が効率化され、一貫した指導が可能となりました。
また、レポルタでは最新の情報を店舗ごとに更新していくことができるため、メニューの改定初日などの営業部長とタイムリーに連絡を取り合う必要がある場面では、以前よりも知りたい情報を早く把握することができるようになりました。
メンバーの滞在時間、訪問回数を集計することで見えてきた業務の非効率
――位置情報の定期送信機能の利用についてお伺いします、取得した位置情報をどのように活用されていますか。
小井川様：本部にて週に1度、営業部長の位置履歴をデータ出力し、店舗に滞在した時間と訪問回数を集計しています。
弊社では、ユニットと呼ばれるモーニング、ランチ、ティータイム、ディナー、ナイトの時間帯が決まっており、店舗ごとに課題とされているユニットがあります。その時間帯の臨店状況を一目で把握できるよう、ユニット別に滞在時間と訪問回数をデータ化しています。データ化することで、各店舗での滞在時間が短いメンバーや訪問回数が少ないメンバーに気づくことができるようになりました。店舗間の移動距離が長く、時間が取れていないという現場の声に耳を傾け、担当エリアの見直しにもレポルタを活用しております。
――レポルタを使用する前は想定していなかった導入効果はございますか。
岡田様：メンバーの出勤状況をレポルタから一目で確認できるようになり、労務管理をより徹底することが可能となりました。以前は、休日のメンバーに電話連絡してしまうことや、休暇にも関わらず、トラブル対応のため臨店しているメンバーに気づくことができておりませんでした。
小井川様：導入後は、本部がレポルタを確認することで、適切な労務管理を行うことができるようになり、さらに働きやすい職場づくりにも役立てています。
現場の声
日報作成時間を10分の1まで大幅削減
――レポルタをご利用いただく中で、どのような点を便利だと感じていらっしゃいますか。
中茎様：私は前々から現場で働くメンバーの活動状況をより明確にしたいと思っていました。レポルタ導入前は、一人ひとりがどのように時間を活用しているか分からない状態でした。導入後は、レポルタで取得した各メンバーの店舗滞在時間や訪問回数をまとめたデータを本部が管理し、共有されるため「見られている」という意識からモチベーションが上がり、活動量も増えたと感じています。
また、報告業務が非常に楽になりました。従来、店頭で日報を作成する場合は1店舗あたり30分以上、提出日の前日に作成する場合は2時間以上の時間を費やしておりました。しかし、今では1週間分の日報をまとめて作成することがなくなり、1店舗あたり3分程で作成することができるようになりました。日報作成時間が大幅に削減された分、従業員とコミュニケーションをとる時間や課題を共有する時間ができ、生産性の向上を実感しています。
――今後レポルタに期待していることがあれば教えてください。
中茎様：勤怠管理システムと連携することができれば、さらに便利になると考えています。現在、レポルタとは別に勤怠管理システムを導入しており、毎日2つのサービスから出退勤を報告しています。1つのサービスで完結できるようになると嬉しいです。
今後の展望
データの利活用により、さらなる適切な指導と行動評価を行いたい
――レポルタの活用について、今後の展望をお聞かせください。
岡田様：今後、レポルタで取得した営業部長の位置履歴を分析し、そのデータを“見える化”することで、より適切な指導と行動評価を行いたいと考えています。
そのためには、営業部長の店舗滞在時間と訪問回数を集計するだけではなく、一目で分かるグラフに変換する必要があります。現在、手動で行っている集計作業とグラフ化がレポルタで簡単にできるようになると嬉しいです。
――想定されている適切な指導と行動評価について、詳しく教えていただけますでしょうか。
岡田様：定期的にデータを見える化することで、訪問回数は多いけれども成果が出ていない店舗や重点店舗にも関わらず訪問回数が少ない店舗が一目で分かるようになります。各店舗の状況を、レポルタで取得したデータをもとに分析することで、より適切な指導を行うことが可能になると考えております。
小井川様：行動評価に関しては、各営業部長の行動や成果に繋がった行動をデータとして蓄積することで、評価にブレを無くし、納得度の高い評価をすることが可能となります。全員に分析結果を共有することで、競争意識が芽生え、モチベーションの向上にもつながるのではないかと期待しています。
――岡田様、小井川様、中茎様、ありがとうございました！
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