東和フードサービス株式会社
業種 飲食業
業務 商品の配送
端末導入数 7台
運行管理をデジタル化
単なるペーパーレスに留まらないレポルタ活用の可能性
東和フードサービス株式会社は、運営する飲食店への商品配送業務におけるペーパーレスを目的にレポルタを導入しました。
レポルタ導入により、紙で行っていた運転日報と配送計画書はスマートフォンとPCで完結。それだけには留まらず、スムーズな搬入や効率的な配送ルートの導き出しといったあらゆる角度からの活用方法を見出しています。
レポルタを導入した際の経緯や活用方法について、ご担当者様にお話をお伺いしていきます。
導入前の課題
- 紙代、印刷代にかかるコスト
- 書類の印刷、配布、回収、ファイリングに圧迫される業務
- 一年間の保管が義務付けられている運転日報の管理
事業概要
上質なカフェメニューが特長の椿屋ブランドの喫茶店を展開
――東和フードサービス株式会社について教えてください。
ご担当者様：当社は、大正ロマンをテーマにした雰囲気の中で上質なコーヒーを楽しんでいただく高級喫茶店「椿屋珈琲」を中心に外食事業を展開しております。
1974年に椿屋珈琲の前身となる「コーヒーハウス」1号店を銀座にオープンし、1996年に「椿屋珈琲」として営業を開始いたしました。現在、同店を含めたカフェやレストランを約120店舗運営しております。
椿屋ブランドの特長は、自家焙煎の豆を使ったこだわりのコーヒーと、自社工場で研究と改良を重ねたケーキです。他店では味わうことのできない美味しさと、贅沢な時間をお客様へ提供しています。
▲ジャパンサイフォニストチャンピオンシップ2022 準優勝 椿屋珈琲新宿茶寮所属 久保様
――レポルタを利用している方の業務内容について教えてください。
ご担当者様：商品の保管・検品・仕分け・出荷準備などを行う商品センターのチーフマネージャーと、工場から店舗や催事場へ商品を配送するドライバーがレポルタを利用しています。チーフマネージャーは、配送計画書の作成や運転日報の管理も行っております。
導入前の課題
書類の印刷、配布、回収、ファイリング……
ペーパーレス化に立ちはだかる壁
――レポルタ導入前の課題を教えてください。
ご担当者様：運行管理業務を見直す中で、紙の運転日報と配送計画書に関するいくつかの課題が浮き彫りになりました。
レポルタ導入以前は、チーフマネージャーが作成する配送計画書もドライバーが記入する運転日報も全て紙で管理しておりました。
書類の印刷や配布、回収、ファイリングといった書類管理がチーフマネージャーの業務を圧迫していることと、用紙や印刷にかかるコストが紙の書類を扱う上での課題でした。
また、運転日報においては、「最低1年間の保存」が義務付けられているため、日々作成される紙媒体の運転日報は膨大な量になり、保管場所を確保するのが非常に困難な状況でした。
コストをかけず、より効率的に運行管理業務を行っていくためにも、ペーパーレス化が必要でした。
活用方法、効果
レポルタ導入で約5,000枚/年の紙を削減し、ペーパーレスを実現。
さらに思わぬ副次効果も
――レポルタ導入後、どのような効果が生まれているでしょうか。
ご担当者様：運転日報と配送計画書の電子化による効果は非常に大きく、1年で約5,000枚の書類削減に成功しました。
現在、レポルタで運転日報と配送計画書を作成・管理しております。書面ではなく電子データでの保存が可能となり、従来、書類管理を行っていたチーフマネージャーの業務負担が軽減されました。また、ドライバーはスマホから運転日報の作成と配送ルートの確認が可能になったことで、書類の持ち歩きが不要となり、紛失リスクを削減することができました。
その他、トラックの正確な配送状況を把握することも可能となりました。以前は、各ドライバーがすべての配送業務終了時に提出する運転日報から配送内容を確認していたため、リアルタイムで配送状況を把握できておりませんでした。しかし現在は、レポルタを活用し、ドライバーが配送毎に位置情報付きの配送報告を行っているため、チーフマネージャーは管理画面からトラックの位置情報と配送状況を一目で確認することができるようになりました。配送遅延にも早く気づくことができ、ドライバーへの指示出しや店舗への情報共有スピードが向上していると感じています。
――レポルタを使用する前は想定していなかった導入効果はございますか。
ご担当者様：スポット（※）に店舗や催事場の搬入口、搬入ルート、駐車場などを記載したPDFを登録できるようになったことで、配送業務の効率化を実現しました。
コロナ渦で店舗利用者数が減った影響により、2年程前から催事場への出店が増え、ドライバーは初めて行く場所へ配送することが多くなりました。レポルタ導入後は、地図上に催事場をマッピングし、PDFを登録することで、納品先に関する情報をスマホから簡単に確認できるようになりました。ドライバーからは、初めて行く納品先でも、迷うことなくスムーズに配送することができるようになったと非常に好評です。レポルタは、弊社にとって、なくてはならない存在となっています。
※スポット：特定の場所やエリアを登録することができる機能です。
スポットには、住所や連絡先、過去の報告書、PDF、画像などを登録することが可能です。スポットに登録した情報は、PCとスマホから簡単に確認することができます。
今後の展望
効率的な配送ルートの選定にレポルタを活用したい
――レポルタの活用について、今後の展望をお聞かせください。
ご担当者様：レポルタの簡易ルート機能を活用して、新しい店舗や催事場における適切なルート選定を行いたいと考えています。レポルタの簡易ルート機能では、立てた予定に対する総走行距離と総走行時間を表示することができます。本機能を用いることで、例えば、新店舗をAルートに振り分けた場合とBルートに振り分けた場合にかかる距離と時間を比較することが可能です。これによって、新店舗をどこのルートに振り分けるのが最適かを見極めることができるため、今後は簡易ルート機能を活用して効率的な配送ルート選定を行っていきたいと考えています。
――これからレポルタを導入するユーザーに向けて活用のアドバイスをお願いいたします。
ご担当者様：実際に業務で使用しながら、よりよい運用方法を見極めていくことをおすすめします。レポルタは多機能で便利ではありますが、当社でも導入当初から全てを完全に活用できたわけではありません。機能を使いこなしていくほどに、さらに業務を効率化できる方法が見つかると思います。
――本日はありがとうございました！
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